שליחת מעטפה או מסמכים לארה״ב בקורייר

מה נחשב מסמך

חברות הקורייר מפרידות בין מסמכים לבין חבילות. מסמך הוא חומר כתוב או מודפס שאין לו ערך מסחרי בפני עצמו. למשל מכתב, חוזה, תעודה, טופס, מסמך משפטי או דפי הסבר. המעטפה הזאת בדרך כלל עוברת טיפול קל יותר במכס, כי אין בה סחורה. הכללים המדויקים תלויים בחברת הקורייר, ולכן מאמתים אותם מולה.

מה לא נחשב מסמך

• כרטיסי אשראי, כרטיסי מתנה ושוברים בעלי ערך.
• תכשיטים, שעונים ודגימות, גם אם הם קטנים.
• תקליטורים, כוננים ומדיה אחרת עם מידע.
• תמונות מודפסות למכירה, קטלוגים בכמות גדולה וחומר שיווקי.
• כסף מזומן וצ׳קים, שלרוב חברות הקורייר אינן מקבלות.

כשיש ספק, שולחים כחבילה ולא כמסמך. הצהרה שגויה על המעטפה עלולה לעכב אותה במכס.

מה כותבים בשטר המטען

שטר המטען, שנקרא גם AWB, הוא המסמך שמלווה את המשלוח ומזהה אותו. כותבים בו את פרטי השולח והמקבל, כתובת מלאה ומיקוד, וטלפון של המקבל. בשדה התוכן כותבים תיאור קצר וברור, למשל מסמכים משפטיים או מכתב אישי. לא כותבים סתם חומר או מעטפה. מסמכים שווים בדרך כלל ערך סמלי או אפס, אבל אם יש במעטפה משהו בעל ערך, מצהירים עליו. אם המקבל צריך את המסמכים למטרה רשמית, כדאי להוסיף את מספר הטלפון שלו, כי השליח עשוי להתקשר.

מתי כן צריך חשבונית

אם במעטפה יש דבר שיש לו ערך, כמו דוגמת בד או מוצר קטן, זו כבר סחורה. אז מצרפים חשבונית מסחרית, שהיא מסמך שמפרט מה נשלח, בכמה ולמי. כדאי גם לבדוק אם ארה״ב מגבילה את הפריט. מזון, למשל, דורש הודעה מראש ל־FDA, שהיא רשות המזון האמריקאית, ואסור לשלוח אותו כמסמך.

זמן ומעקב: זמן ההגעה ועלות השילוח תלויים בחברה ובשירות שנבחרים ומשתנים, ולכן בודקים מולה. כדאי לבחור שירות עם מספר מעקב, ולשמור את המספר.

טיפים למעטפה: משתמשים במעטפה קשיחה או בקרטון שטוח, כדי שהמסמכים לא ייקמטו. מסמך חשוב, כמו תעודה מקורית, כדאי לשמור בעותק סרוק לפני השליחה. אם המסמך דורש חתימה בקבלה, מבקשים מחברת הקורייר שירות של אישור מסירה. אם מדובר במסמך משפטי או רשמי, בודקים עם הגוף המקבל איזה אופן משלוח הוא מקבל ואם נדרש מקור. שימו לב שהכללים משתנים, ולכן מאמתים אותם מול חברת הקורייר.

שליחת מסמכים אישיים: מסמכים אישיים, כמו דרכון או תעודת זהות, רגישים במיוחד. לא כדאי לשלוח מקור אם אפשר לשלוח העתק, ואם חייבים לשלוח מקור, בוחרים שירות עם מעקב ואישור מסירה. כדאי גם לשקול ביטוח. שליחת דרכון לחו״ל היא החלטה שכדאי לבדוק היטב מול הגוף שמבקש אותו.

אם משהו לא ברור, פנו אלינו לפני ההזמנה, וניתן לכם תשובה לפי המקרה שלכם. זה חוסך זמן וכסף.

מה לעשות עכשיו

• לבדוק שהתוכן הוא מסמך בלבד, בלי ערך מסחרי.
• לכתוב כתובת מלאה ומיקוד של המקבל.
• לתאר את התוכן בשטר המטען בשפה ברורה.
• לשמור את מספר המעקב.