חשבונית פרופורמה (Proforma Invoice): מה זה ומתי צריך

מה זה חשבונית פרופורמה

חשבונית פרופורמה (Proforma Invoice) היא מסמך שנראה כמו חשבונית, אבל הוא הצעה ולא חיוב. המוכר שולח אותו לקונה לפני המשלוח, ומפרט בו מה יימכר, בכמה ובאילו תנאים. היא אינה מסמך חשבונאי ולא יוצרת חוב.

בשביל מה משתמשים בה

• תשלום מראש: הקונה או הבנק מקבלים פירוט מדויק של מה משלמים.
• אישורי יבוא: חלק מהגופים הרשמיים מבקשים מסמך כזה לפני שמאשרים.
• אשראי מסמכי ומימון: בנקים מבקשים אותו בתור בסיס לעסקה.
• הערכת עלויות: עמיל המכס וחברת השילוח מחשבים ממנה הובלה, מכס ומסים מראש.
• משלוחי דוגמאות וסחורה שלא נמכרה, כשצריך להציג שווי בלי שהיתה מכירה.

אילו פרטים כוללת

בדרך כלל אותם פרטים כמו בחשבונית מסחרית: זהות המוכר והקונה, תיאור הסחורה, כמות ומחיר, מטבע ותנאי מסחר (Incoterms, כללים בינלאומיים שקובעים מי משלם על הובלה וביטוח). בנוסף מציינים תוקף ההצעה ותנאי תשלום. כדאי לכתוב בבירור את המילה Proforma בראש המסמך.

ההבדל מחשבונית מסחרית

חשבונית פרופורמה באה לפני. חשבונית מסחרית באה עם הסחורה, והמכס מתבסס עליה לחישוב המס. אם הפרטים השתנו בין שתי החשבוניות, עדכנו והסבירו, כי פער גדול עלול לעורר שאלות בבדיקת המכס.

שגיאות נפוצות

שולחים פרופורמה במקום חשבונית מסחרית, או לא מציינים שהסחורה ללא תשלום. כל אחד מהם יכול לעכב את השחרור במכס. דרישות המסמכים משתנות בין מדינות, ולכן נבדוק מה מתאים ליעד שלכם.

דוגמה מהחיים. יבואן רוצה להזמין סחורה מספק בחו"ל. הספק שולח פרופורמה עם המחיר, הכמויות ותנאי המסירה. היבואן מעביר אותה לבנק לצורך תשלום, ולעמיל המכס כדי לקבל הערכת עלויות. רק אחרי שהסחורה יוצאת, הספק מנפיק חשבונית מסחרית סופית. כך כל הצדדים יודעים מה צפוי לפני שהכסף זז.

האם פרופורמה מספיקה למכס? בדרך כלל לא. המכס דורש חשבונית אמיתית של עסקה שהושלמה. יש מקרים, כמו דוגמאות ללא תשלום, שבהם משתמשים בפרופורמה כמסמך שמצהיר על שווי. אם זה המצב שלכם, ציינו בו בבירור שאין מכירה.

איך עובדים איתה בפועל. מבקשים מהספק פרופורמה, בודקים שהפרטים נכונים ושהמחיר תואם למה שסוכם, ורק אז מאשרים. אם משהו לא תואם, בקשו תיקון לפני התשלום. לאחר שהסחורה נשלחה, השוו בין הפרופורמה לחשבונית הסופית, ושימו לב לשינויים בכמות או במחיר.

חשוב לזכור. אם המחיר בפרופורמה תקף רק לזמן קצר, ציינו את התאריך. כך נמנעים ממחלוקת על מחיר שהשתנה בין ההצעה לבין ההזמנה בפועל, במיוחד כשמדובר בסחורה שהמחיר שלה תלוי בשער מטבע.

מה לעשות עכשיו

• סכמו עם הצד השני מה מופיע במסמך.
• ציינו תוקף ותנאי תשלום.
• שמרו עותק, והשוו אותו לחשבונית המסחרית לפני המשלוח.
• שלחו לנו עותק ונבדוק שהוא מתאים לייבוא או ליצוא.